Datenschutzhinweise für in Berichten beschriebene Personen

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 14 und Art. 21 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)

Fassung 0.9.1 (Übergangsfassung) · gültig ab 11. September 2026

1. Gegenstand der Information

1.1. Die Melstrom Intelligence sp. z o.o. stellt auf der Website melstromrisk.com die Ergebnisse der kostenlosen Prüfung von Wirtschaftsunternehmen bereit und erstellt für ihre Kunden Berichte und Analysen über Unternehmen, die auf dem Gebiet der Republik Polen tätig sind. In diesen Ausarbeitungen werden personenbezogene Daten natürlicher Personen ausschließlich in dem Umfang verarbeitet, in dem diese Personen als Mitglieder von Organen, Gesellschafter, Prokuristen, wirtschaftlich Berechtigte oder als Unternehmer mit einer Einzelunternehmung auftreten oder aufgetreten sind.

1.2. Diese Information betrifft nicht Daten juristischer Personen oder Organisationseinheiten. Nach Erwägungsgrund 14 DSGVO findet die Verordnung auf die Verarbeitung von Daten solcher Einheiten keine Anwendung. Daten einer Gesellschaft — Firma, KRS-Nummer, NIP, REGON, Eintragungsdatum, Anschrift des Sitzes und Tätigkeitsgegenstand — sind keine personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten sind hingegen die Daten natürlicher Personen, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit dieser Einheiten in den Registern offengelegt sind, sowie die Daten von Unternehmern mit einer Einzelunternehmung, bei denen die Daten des Unternehmens zugleich Daten einer natürlichen Person sind.

1.3. Diese Daten werden nicht bei den betroffenen Personen erhoben, sondern aus öffentlichen Registern und anderen legal zugänglichen Quellen. Dieses Dokument erfüllt die Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO.

1.4. Die Grundsätze der Verarbeitung von Daten der Kunden, der mit Melstrom in Kontakt tretenden Personen sowie der Nutzer der Website regelt ein gesondertes Dokument: Datenschutzerklärung.

2. Verantwortlicher

Melstrom Intelligence sp. z o.o.
ul. Złota 75A lok. 7, 00-819 Warszawa, Polen
KRS 0000933945 · NIP PL7393960886 · REGON 520487465
Amtsgericht Olsztyn (Sąd Rejonowy w Olsztynie), VIII. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters

Die Gesellschaft firmierte zuvor unter BSBUD UA sp. z o.o.; die Registernummern sind unverändert.

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: info@melstrom.de

Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt.

3. Kategorien der Personen, deren Daten verarbeitet werden

3.1. Verarbeitet werden Daten von Personen, die im Zusammenhang mit einer gewerblichen Tätigkeit öffentlich in folgenden Rollen auftreten:

a) Mitglieder des Vorstands sowie anderer Organe von Gesellschaften;
b) in Registern offengelegte Gesellschafter und Aktionäre;
c) in Registern offengelegte Prokuristen und Bevollmächtigte;
d) im Zentralen Register der wirtschaftlich Berechtigten offengelegte wirtschaftlich Berechtigte;
e) natürliche Personen mit einer Einzelunternehmung;
f) in Registern offengelegte Liquidatoren, Insolvenzverwalter und Verwalter.

3.2. Der Verantwortliche erstellt keine Profile von Privatpersonen, verarbeitet keine Daten von Familienangehörigen oder von Personen, die mit dem Wirtschaftsunternehmen nicht förmlich verbunden sind, und erhebt keine Informationen über das Privatleben.

4. Kategorien der verarbeiteten Daten

4.1. Die auf der Website verfügbare kostenlose Prüfung stellt ausschließlich dar:

• bei Gesellschaften — die Registerdaten des Unternehmens (Firma, Rechtsform, Eintragungsdatum, Sitz, NIP, REGON, KRS, Tätigkeitsgegenstand, Status im Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen); sie stellt keine personenbezogenen Daten von Organmitgliedern, Gesellschaftern oder Prokuristen dar;
• bei einer Einzelunternehmung — Vor- und Nachname des Unternehmers, Firma, Rechtsform, Datum der Aufnahme der Tätigkeit, Staatsangehörigkeit, NIP, REGON, Status der Eintragung im CEIDG nebst Daten der Ruhendstellung, Wiederaufnahme oder Löschung, die im CEIDG offengelegte Anschrift der Ausübung der Tätigkeit, den Tätigkeitsgegenstand sowie den Status im Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen.

4.2. Kostenpflichtige Berichte können zusätzlich umfassen:

a) Vor- und Nachname;
b) ausgeübte Funktion oder Art der Verbindung mit dem Wirtschaftsunternehmen;
c) Zeitraum der Funktionsausübung sowie Datum der Offenlegung im Register;
d) Vertretungsregelung;
e) Anzahl und Wert der Geschäftsanteile, soweit sie sich aus dem Register ergeben;
f) in Registern offengelegte Verbindungen zu anderen Unternehmen;
g) Informationen über Insolvenz-, Restrukturierungs- und Liquidationsverfahren sowie über Verbote der Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit — ausschließlich in dem Umfang, in dem sie in öffentlichen Registern offen ausgewiesen sind;
h) Informationen über in öffentlichen Registern und Datenbeständen offengelegte Vermögensbestandteile, insbesondere über Geschäftsanteile an Gesellschaften.

4.3. Der Verantwortliche verarbeitet nicht die PESEL-Nummer, das Geburtsdatum, eine Wohnanschrift, die nicht zugleich Anschrift der Ausübung der gewerblichen Tätigkeit ist, Daten besonderer Kategorien im Sinne des Art. 9 DSGVO sowie Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Art. 10 DSGVO. Erscheint eine PESEL-Nummer in der Antwort eines Registers, wird sie im Stadium der Verarbeitung entfernt und weder dargestellt noch gespeichert.

5. Herkunft der Daten

5.1. Die kostenlose Prüfung nutzt ausschließlich drei Quellen:

a) Zentrale Erfassung und Information über die Wirtschaftstätigkeit (CEIDG);
b) OpenAPI des Landesgerichtsregisters, geführt vom Justizministerium;
c) das vom Leiter der Nationalen Finanzverwaltung geführte Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen.

5.2. Kostenpflichtige Berichte können zusätzlich nutzen:

d) den Gerichts- und Wirtschaftsmonitor (Monitor Sądowy i Gospodarczy);
e) das vom Hauptamt für Statistik geführte REGON-Register;
f) das Nationale Schuldnerregister (Krajowy Rejestr Zadłużonych) sowie Bekanntmachungen über Insolvenz- und Restrukturierungsverfahren;
g) das Zentrale Register der wirtschaftlich Berechtigten;
h) andere öffentliche Register und Datenbestände in dem Umfang, in dem die Rechtsvorschriften einen Zugang zu ihnen vorsehen;
i) allgemein zugängliche Internetseiten von Wirtschaftsunternehmen, Fachpublikationen sowie Presseinformationen.

5.3. Der Verantwortliche nutzt keine kommerziellen, entgeltlichen Wirtschaftsdatenbanken. Im Fall einer diesbezüglichen Änderung wird dieses Dokument aktualisiert, bevor eine solche Quelle genutzt wird.

5.4. In jedem Bericht und im Ergebnis der kostenlosen Prüfung werden die Informationsquelle sowie das Datum ihrer Erhebung angegeben.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

6.1. Bereitstellung von Wirtschaftsinformationen

Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten zum Zweck der Erstellung und Bereitstellung von Wirtschaftsinformationen über Unternehmen, die eine gewerbliche Tätigkeit ausüben. Diese Informationen dienen der Feststellung, wer zur Vertretung des Unternehmens berechtigt ist, der Überprüfung seines Rechtsstatus sowie der Beurteilung des Risikos, das mit der Aufnahme oder Fortsetzung einer Zusammenarbeit oder mit der Durchsetzung von Forderungen verbunden ist.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Ausübung der gewerblichen Tätigkeit des Verantwortlichen sowie im Interesse des Empfängers an der Sicherheit des Geschäftsverkehrs, der Verringerung des Betrugs- und Verlustrisikos sowie der ordnungsgemäßen Überprüfung des Geschäftspartners.

Vor der Bereitstellung eines kostenpflichtigen Berichts ist der Empfänger verpflichtet, den tatsächlichen wirtschaftlichen Zweck der Bestellung anzugeben. Der Verantwortliche behält sich das Recht vor, den angegebenen Zweck zu überprüfen und die Ausführung des Auftrags abzulehnen. Aufträge, die zu privaten oder diskriminierenden Zwecken erteilt werden oder auf Belästigung, Druckausübung oder Beobachtung einer Person gerichtet sind, werden nicht ausgeführt.

6.2. Nachweis der ordnungsgemäßen Leistungserbringung

Der Verantwortliche verarbeitet Daten zu dem Zweck, zu dokumentieren, welche Informationen aus welcher Quelle und nach welchem Stichtag in den Bericht aufgenommen wurden, sowie um diese Umstände in einem Reklamationsverfahren, einer Streitigkeit oder im Rahmen einer Prüfung nachvollziehen zu können.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

6.3. Bearbeitung von Anträgen betroffener Personen

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6.4. Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Empfänger der Daten

7.1. Empfänger der Daten können sein:

a) Kunden des Verantwortlichen — Unternehmer und Organisationen, die eine Bestellung aufgegeben und einen konkreten wirtschaftlichen Zweck angegeben haben; der Kunde ist vertraglich verpflichtet, den Bericht ausschließlich zu diesem Zweck zu verwenden, ihn nicht öffentlich zugänglich zu machen und ihn nicht weiterzuverkaufen;
b) Nutzer der Website — im Umfang des Ergebnisses der kostenlosen Prüfung, beschränkt auf die unter Ziffer 4.1 genannten Daten;
c) Partner in der Zusammenarbeit im White-Label-Modell — wenn der Bericht im Auftrag eines Partners für dessen Endkunden erstellt wird; der Partner unterliegt Beschränkungen gleichen Umfangs;
d) OVH — Anbieter der IT-Infrastruktur: Server, Domains und E-Mail-Dienste; Server und Sicherungskopien befinden sich in Polen;
e) Google Ireland Limited — im Umfang des E-Mail-Postfachs und des im Dienst Google Tabellen geführten Auftragsverzeichnisses;
f) Rechtsberater sowie öffentliche Stellen — in den gesetzlich vorgesehenen Fällen.

7.2. Der Verantwortliche stellt keine Daten zu Marketingzwecken bereit und erstellt keine Adresslisten auf Grundlage der Daten von in Berichten beschriebenen Personen.

7.3. Kunden des Verantwortlichen sind Unternehmen mit Sitz in der Republik Polen sowie in den deutschsprachigen Ländern. Eine Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann im Zusammenhang mit der Nutzung von Google-Diensten erfolgen. Grundlage der Übermittlung ist der Durchführungsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 über die Feststellung eines angemessenen Schutzniveaus für personenbezogene Daten durch den EU-US-Datenschutzrahmen, im Übrigen die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln.

7.4. Der Verantwortliche übermittelt keine Daten der in Berichten beschriebenen Personen an Werkzeuge der künstlichen Intelligenz. Die Berichte werden von einem Analysten erstellt.

8. Speicherdauer

Im Fall eines laufenden gerichtlichen, behördlichen oder Reklamationsverfahrens werden die Daten bis zu dessen rechtskräftigem Abschluss aufbewahrt.

9. Rechte der betroffenen Personen

9.1. Jeder betroffenen Person stehen zu:

a) das Recht auf Auskunft und auf Erhalt einer Kopie der Daten (Art. 15 DSGVO);
b) das Recht auf Information über die Herkunft der Daten (Art. 15 Abs. 1 lit. g DSGVO);
c) das Recht auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
d) das Recht auf Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO);
e) das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
f) das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation dieser Person ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO);
g) das Recht auf Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, sowie bei der für den gewöhnlichen Aufenthaltsstaat zuständigen Aufsichtsbehörde.

9.2. Anträge sind an die Adresse info@melstrom.de zu richten. Der Verantwortliche antwortet unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags.

9.3. Im Fall eines Widerspruchs setzt der Verantwortliche die Verwendung der Daten bis zur Entscheidung über die Angelegenheit aus. Die Verarbeitung wird ausschließlich dann fortgesetzt, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe nachweist, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder wenn die Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

9.4. Die auf der Website dargestellten Daten stammen unmittelbar aus öffentlichen Registern und werden vom Verantwortlichen nicht verändert. Wird ihre Richtigkeit beanstandet, prüft der Verantwortliche die Übereinstimmung mit dem Stand der Eintragung. Der Verantwortliche ist nicht befugt, eine Eintragung in einem öffentlichen Register zu berichtigen; er weist in diesem Fall auf den zutreffenden Weg zur Stellung eines Berichtigungsantrags hin und kennzeichnet die Daten bis zur Klärung als streitig.

9.5. Im Fall einer Berichtigung oder Löschung von Daten, die zuvor in einem ausgestellten Bericht enthalten waren, informiert der Verantwortliche die Empfänger, denen der Bericht übermittelt wurde, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden (Art. 19 DSGVO). Auf Verlangen der betroffenen Person informiert der Verantwortliche über die Empfänger der Daten.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Der Verantwortliche wendet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO und keine automatische Punktbewertung an. Der Verantwortliche berechnet keine Kennzahlen der Zahlungsfähigkeit.

Die kostenlose Prüfung auf der Website besteht ausschließlich im Abruf und in der strukturierten Darstellung von Daten aus öffentlichen Registern — ohne Bewertung, Schlussfolgerung und Punktvergabe. Der kostenpflichtige Bericht enthält strukturierte Informationen nebst einer beschreibenden Einschätzung des Analysten; die unternehmerische Entscheidung trifft der Empfänger des Berichts eigenständig.

11. Charakter des Berichts

11.1. Der Bericht sowie das Ergebnis der kostenlosen Prüfung stellen die aus den unter Ziffer 5 genannten Quellen erhobenen Informationen nach dem in ihnen bezeichneten Stand dar. Sie sind weder eine Entscheidung noch ein Sachverständigengutachten noch eine Bewertung einer natürlichen Person und stellen nicht die Begehung einer Straftat fest.

11.2. Melstrom ist keine Wirtschaftsauskunftei im Sinne des Gesetzes vom 9. April 2010 über die Bereitstellung von Wirtschaftsinformationen und den Austausch von Wirtschaftsdaten und führt kein Schuldnerregister.

11.3. Das Fehlen einer Eintragung im Register bedeutet nicht, dass ein bestimmtes Ereignis nicht stattgefunden hat. Öffentliche Register sind kein vollständiges Abbild der Lage eines Wirtschaftsunternehmens.

12. Zugehörige Dokumente

• Datenschutzerklärung
• Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen auf elektronischem Wege und für den Verkauf von Dienstleistungen
• Nutzungsbedingungen für Berichte