Datenschutzerklärung

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13, 14 und 21 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)

Fassung 0.9.1 (Übergangsfassung) · gültig ab 11. September 2026
Geltungsbereich: Website melstromrisk.com und Website melstrom.de

1. Anwendungsbereich

1.1. Diese Erklärung regelt die Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Melstrom Intelligence sp. z o.o. in Bezug auf:

• Nutzer der Website,
• Personen, die das Ergebnis der kostenlosen Prüfung im PDF-Format herunterladen,
• Personen, die Anfragen über das Formular, per E-Mail oder telefonisch an Melstrom richten,
• Kunden, die Unternehmer sind, sowie Personen, die Kunden vertreten,
• Lieferanten von Melstrom sowie Personen, die diese vertreten.

1.2. Diese Erklärung erfasst nicht die Verarbeitung von Daten der Personen, auf die sich Prüfergebnisse und erstellte Berichte beziehen — insbesondere Mitglieder von Gesellschaftsorganen, Gesellschafter, Prokuristen sowie natürliche Personen mit einer Einzelunternehmung. Die Grundsätze der Verarbeitung der Daten dieser Personen regelt ein gesondertes Dokument: Datenschutzhinweise für in Berichten beschriebene Personen.

1.3. Daten juristischer Personen und Organisationseinheiten sind keine personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO (Erwägungsgrund 14 DSGVO) und werden von keinem dieser Dokumente erfasst.

2. Verantwortlicher

2.1. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Melstrom Intelligence sp. z o.o.
ul. Złota 75A lok. 7, 00-819 Warszawa, Polen
KRS 0000933945 · NIP PL7393960886 · REGON 520487465
Amtsgericht Olsztyn (Sąd Rejonowy w Olsztynie), VIII. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters

Die Gesellschaft firmierte zuvor unter BSBUD UA sp. z o.o.; die Registernummern sind unverändert.

(nachfolgend: „Melstrom“ oder „Verantwortlicher“).

2.2. Kontakt in allen Angelegenheiten des Datenschutzes: info@melstrom.de, Anschrift wie unter Ziffer 2.1.

2.3. Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt — die Voraussetzungen des Art. 37 Abs. 1 DSGVO liegen nicht vor. Datenschutzangelegenheiten werden von der Geschäftsführung der Gesellschaft bearbeitet.

2.4. Die Übermittlung von Nachrichten per E-Mail ist mit dem Risiko einer Verletzung der Vertraulichkeit und Integrität der Daten verbunden. Der Verantwortliche empfiehlt eine vorherige Kontaktaufnahme, um einen sicheren Übermittlungsweg für Dokumente mit sensiblen Daten abzustimmen.

3. Herkunft der Daten

Der Verantwortliche erhebt personenbezogene Daten:

a) unmittelbar bei der betroffenen Person — beim Abruf des Berichts im PDF-Format, beim Ausfüllen des Kontaktformulars, bei telefonischer oder elektronischer Kontaktaufnahme, bei Abgabe einer Bestellung oder bei Vertragsschluss;

b) von dem Unternehmen, das die Person vertritt — wenn die Bestellung von einem Unternehmen oder einer Organisation aufgegeben wird und die Person als Ansprechpartner benannt wurde;

c) aus öffentlichen Registern — im Umfang der Überprüfung der Registerdaten eines Kunden oder Lieferanten;

d) automatisch vom Endgerät des Nutzers — im Umfang der Ziffern 4.1 und 6.

4. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherdauern

4.1. Bereitstellung der Website und Gewährleistung der Sicherheit

Der Verantwortliche verarbeitet die IP-Adresse sowie technische Standarddaten der Anfrage (Datum und Uhrzeit, Adresse der aufgerufenen Seite, Browsertyp). Zweck ist die Bereitstellung der Website, die Gewährleistung ihres ordnungsgemäßen Betriebs sowie der Schutz vor Missbrauch und Überlastung — insbesondere die Begrenzung der Anzahl von Anfragen aus einer IP-Adresse.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Sicherheit und dem ununterbrochenen Betrieb der Website.
• Speicherdauer: Server-Logfiles — bis zu 90 Tage. Der im Arbeitsspeicher des Servers geführte Anfragezähler wird automatisch gelöscht und nicht auf einem Datenträger gespeichert.

4.2. Kostenlose Unternehmensprüfung

Die kostenlose Prüfung erfordert keine Angabe von Nutzerdaten. Es gibt keine Registrierung, wir fragen weder nach einer E-Mail-Adresse noch nach einem Namen. Der Nutzer gibt ausschließlich die NIP-Nummer des Unternehmens ein, das er prüfen möchte.

Im Zusammenhang mit der Prüfung selbst verarbeitet der Verantwortliche die unter Ziffer 4.1 genannten Daten (IP-Adresse — zur Begrenzung der Anzahl der Anfragen) und speichert auf dem Gerät des Nutzers das unter Ziffer 6 beschriebene Cookie.

Die aus öffentlichen Registern abgerufenen Daten des geprüften Unternehmens und der mit ihm verbundenen Personen werden nach den Grundsätzen der Datenschutzhinweise für in Berichten beschriebene Personen verarbeitet.

4.3. Abruf des Prüfergebnisses im PDF-Format

Um das Ergebnis als PDF-Datei herunterzuladen, gibt der Nutzer eine E-Mail-Adresse an und gibt Erklärungen über die Annahme der Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung ab, optional zudem eine Einwilligung in die werbliche Kontaktaufnahme.

Der Verantwortliche verarbeitet: E-Mail-Adresse, NIP-Nummer und Bezeichnung des Unternehmens, auf das sich der abgerufene Bericht bezieht, Inhalt und Fassung beider Erklärungen, IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Vorgangs.

• Zwecke: Zustellung einer Kopie des Berichts an die angegebene Adresse, Nachweis darüber, wer wann welche Fassung der Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung angenommen hat, sowie — im Fall einer Einwilligung — die werbliche Kontaktaufnahme.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung einer unentgeltlichen Leistung auf Verlangen des Nutzers); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 DSGVO im Umfang der Aufbewahrung des Nachweises der abgegebenen Erklärungen (Rechenschaftspflicht); Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO im Umfang der Einwilligung in die werbliche Kontaktaufnahme.
• Speicherdauer: Nachweis der abgegebenen Erklärungen — 3 Jahre ab dem Tag ihrer Abgabe oder ab dem Tag des Widerrufs der Einwilligung, je nachdem, welches Ereignis später eintritt. Die von der Einwilligung in die werbliche Kontaktaufnahme erfasste E-Mail-Adresse — bis zum Widerruf der Einwilligung.

Die Einwilligung in die werbliche Kontaktaufnahme ist keine Voraussetzung für den Abruf des Berichts. Eine Verweigerung hat keine nachteiligen Folgen.

4.4. Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz

Der Verantwortliche verarbeitet: Art des Anliegens, Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (sofern angegeben), Inhalt der Nachricht, NIP-Nummer und Bezeichnung des Unternehmens, auf das sich die Anfrage bezieht, Inhalt und Fassung der abgegebenen Erklärungen, IP-Adresse sowie das Datum der Meldung.

• Zwecke: Beantwortung, Erstellung eines Angebots, Führung und Dokumentation der Korrespondenz.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Umfang vorvertraglicher Maßnahmen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Anfrage nicht zu einem Vertragsschluss führt — das berechtigte Interesse besteht in der Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz und dem Nachweis ihres Verlaufs.
• Speicherdauer: Korrespondenz, die nicht zu einem Vertragsschluss geführt hat — 12 Monate ab dem Tag des letzten Kontakts; vertragsbezogene Korrespondenz — gemäß Ziffer 4.5.

Weg der Nachricht. Meldungen aus dem Formular werden per E-Mail an das dienstliche Postfach von Melstrom gesendet. Eine Kopie der Meldung gelangt in ein bei Google (Gmail) geführtes E-Mail-Postfach, aus dem ein Skript von Melstrom sie in eine Tabelle im Dienst Google Tabellen überträgt, die als Verzeichnis der Anfragen und Aufträge dient. Die Empfänger nennt Ziffer 5.

4.5. Abschluss und Durchführung des Vertrages über die Erstellung eines Berichts oder einer Analyse

Die Verarbeitung umfasst Daten des Kunden, sofern dieser eine natürliche Person mit gewerblicher Tätigkeit ist, sowie Daten der Personen, die einen Kunden vertreten, der eine Gesellschaft oder eine andere Organisation ist: Vor- und Nachname, Position oder Funktion, dienstliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Unternehmensdaten (Bezeichnung, Anschrift, NIP), Inhalt der Bestellung, angegebener wirtschaftlicher Zweck der Bestellung, auftragsbezogene Korrespondenz sowie Informationen über die Ausführung.

• Zwecke: Vertragsschluss, Erstellung und Lieferung des Berichts, Abrechnung, Dokumentation der Leistungserbringung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — gegenüber einem Kunden, der eine natürliche Person ist; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — gegenüber den Personen, die den Kunden vertreten, wobei das berechtigte Interesse in der Aufrechterhaltung des Kontakts zur zuständigen Person auf Kundenseite und in der Durchführung des mit dem vertretenen Unternehmen geschlossenen Vertrages besteht.
• Speicherdauer: für die Dauer des Vertrages und nach dessen Beendigung bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche gemäß Ziffer 4.10.

4.6. Erklärung über den Zweck der Bestellung

Vor Ausführung eines entgeltlichen Auftrags verlangt der Verantwortliche die Angabe des tatsächlichen wirtschaftlichen Zwecks der Bestellung. Die Erklärung wird zusammen mit der Auftragsdokumentation aufbewahrt.

• Zweck: Nachweis, dass die Bereitstellung von Informationen über Personen, die Funktionen in Wirtschaftsunternehmen ausüben, zu einem berechtigten Zweck erfolgte, sowie die Möglichkeit, Aufträge abzulehnen, die zu privaten, diskriminierenden oder auf Belästigung gerichteten Zwecken erteilt werden.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
• Speicherdauer: gemäß Ziffer 4.10.

4.7. Abrechnung, Buchhaltungs- und Steuerunterlagen

Der Verantwortliche verarbeitet die zur Ausstellung von Buchhaltungsbelegen erforderlichen Daten: Identifikationsdaten des Erwerbers, NIP-Nummer, Betrag, Art und Datum der Zahlung sowie die Nummer des Bankkontos, von dem die Zahlung erfolgte.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung aus steuer- und rechnungslegungsrechtlichen Vorschriften.
• Speicherdauer: 5 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Frist für die Steuerzahlung abgelaufen ist.

Der Verantwortliche nutzt keine Dienste eines Online-Zahlungsdienstleisters. Zahlungen werden per Überweisung auf Grundlage einer Proformarechnung entgegengenommen, weshalb Daten der Erwerber nicht an Zahlungsvermittler übermittelt werden.

4.8. Reklamationen und Berichtigungen von Berichten

Der Verantwortliche verarbeitet Kontaktdaten, den Inhalt der Reklamation, die Auftragsdokumentation sowie den Inhalt der erteilten Antwort.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
• Speicherdauer: bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Vertrag.

4.9. Statistik, Onlinewerbung und Absicherung von Formularen

Der Verantwortliche nutzt die Werkzeuge Google Analytics, Google Tag Manager und Google Ads sowie den Mechanismus Google reCAPTCHA, der Formulare vor automatisierten Meldungen schützt.

Analyse- und Werbewerkzeuge werden ausschließlich nach Erteilung einer Einwilligung über das Einwilligungsbanner gestartet. Bis zur Erteilung der Einwilligung werden sie nicht geladen und speichern keine Informationen auf dem Gerät des Nutzers. Wird in einer Fassung der Website kein Einwilligungsbanner angezeigt, sind diese Werkzeuge in dieser Fassung nicht aktiv.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung. Für das Speichern und Auslesen von Informationen auf dem Endgerät findet Art. 398 Abs. 1 des Gesetzes über die elektronische Kommunikation (Prawo komunikacji elektronicznej) Anwendung, gegenüber Nutzern aus der Bundesrepublik Deutschland zusätzlich § 25 TDDDG. Für den Mechanismus reCAPTCHA ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — das berechtigte Interesse besteht im Schutz der Formulare vor Missbrauch und automatisierten Meldungen.
• Speicherdauer: gemäß der Konfiguration der einzelnen Werkzeuge, die im Einwilligungsbanner angegeben ist.
• Die Einwilligung kann jederzeit in den auf der Website verfügbaren Einwilligungseinstellungen widerrufen werden.

4.10. Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Speicherdauer: bis zum Ablauf der Verjährungsfrist. Ansprüche im Zusammenhang mit der Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit verjähren grundsätzlich nach drei Jahren, wobei das Fristende auf den letzten Tag des Kalenderjahres fällt. Wird ein Verfahren eingeleitet, werden die Daten bis zu dessen rechtskräftigem Abschluss aufbewahrt.

5. Empfänger der Daten

5.1. Der Verantwortliche verkauft keine personenbezogenen Daten und stellt sie nicht zu Marketingzwecken Dritter bereit.

5.2. Empfänger der Daten können sein:

a) OVH — Anbieter des Servers, der Domains und der E-Mail-Dienste. Server und Sicherungskopien befinden sich in Polen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wurde geschlossen;

b) Google Ireland Limited — im Umfang des E-Mail-Postfachs (Gmail), in das Kopien der Meldungen gelangen, des Dienstes Google Tabellen, in dem das Verzeichnis der Anfragen und Aufträge geführt wird, sowie — nach Erteilung einer Einwilligung — der Analyse- und Werbewerkzeuge und des Mechanismus reCAPTCHA;

c) öffentliche Stellen — in den gesetzlich vorgesehenen Fällen, insbesondere Finanzbehörden, Gerichte und Strafverfolgungsbehörden.

5.3. Ein aktuelles Verzeichnis der Auftragsverarbeiter wird intern geführt und auf Anfrage bereitgestellt.

6. Cookies

6.1. Die Website melstromrisk.com verwendet ein einziges Cookie, das für den Betrieb der Leistung notwendig ist:

6.2. Dieses Cookie ist für die Erbringung der vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Leistung notwendig — ohne es lassen sich die dem jeweiligen Gerät zustehenden kostenlosen Prüfungen nicht abrechnen. Nach Art. 398 Abs. 3 des Gesetzes über die elektronische Kommunikation bedarf seine Speicherung keiner Einwilligung des Nutzers.

6.3. Das Cookie dient weder dem Tracking noch dem Profiling oder der Werbung. Es enthält weder eine E-Mail-Adresse noch eine Nutzerkennung.

6.4. Einwilligungsbedürftige Cookies. Nach Erteilung der Einwilligung über das Einwilligungsbanner speichert die Website zusätzlich Cookies der unter Ziffer 4.9 genannten Werkzeuge — Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads sowie Google reCAPTCHA. Bis zur Erteilung der Einwilligung werden diese Cookies nicht gespeichert. Ein detailliertes Verzeichnis, die Zwecke und die Speicherdauern dieser Cookies werden im Einwilligungsbanner dargestellt.

6.5. Die Einwilligung in andere als notwendige Cookies kann jederzeit in den auf der Website verfügbaren Einwilligungseinstellungen widerrufen oder geändert werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

6.6. Der Nutzer kann Cookies in den Einstellungen seines Browsers löschen. Das Löschen des Cookies mel_free_checks führt zu einer erneuten Zuteilung des Limits kostenloser Prüfungen für dieses Gerät.

7. Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

7.1. Server, E-Mail-Dienste sowie Sicherungskopien werden auf dem Gebiet der Republik Polen betrieben.

7.2. Eine Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann im Zusammenhang mit der Nutzung von Google-Diensten erfolgen — des E-Mail-Postfachs, von Google Tabellen, in dem das Verzeichnis der Anfragen und Aufträge geführt wird, sowie — nach Erteilung einer Einwilligung — der Analyse- und Werbewerkzeuge und des Mechanismus reCAPTCHA. Google Ireland Limited kann Daten an Gesellschaften der Google-Gruppe in den Vereinigten Staaten weitergeben.

7.3. Grundlage der Übermittlung ist der Durchführungsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 über die Feststellung eines angemessenen Schutzniveaus für personenbezogene Daten durch den EU-US-Datenschutzrahmen, im Übrigen die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln.

8. Rechte der betroffenen Personen

8.1. Jeder betroffenen Person stehen zu:

a) das Recht auf Auskunft und auf Erhalt einer Kopie der Daten (Art. 15 DSGVO);
b) das Recht auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
c) das Recht auf Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO);
d) das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
e) das Recht auf Übertragbarkeit der auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrages automatisiert verarbeiteten Daten (Art. 20 DSGVO);
f) das Recht auf Widerspruch gegen eine auf einem berechtigten Interesse beruhende Verarbeitung, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation dieser Person ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO);
g) das Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung — der Widerspruch bedarf keiner Begründung und wird bedingungslos beachtet (Art. 21 Abs. 2 DSGVO);
h) das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

8.2. Anträge sind an die Adresse info@melstrom.de zu richten. Der Verantwortliche antwortet unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags. Bei komplexen Anträgen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden, worüber der Verantwortliche innerhalb eines Monats informiert.

8.3. Bei begründeten Zweifeln an der Identität der antragstellenden Person kann der Verantwortliche um Angaben bitten, die ihre Identifizierung ermöglichen. Der Verantwortliche verlangt keine Vorlage von Ausweisdokumenten, wenn die Identität auf andere Weise bestätigt werden kann.

8.4. Jeder Person steht das Recht zu, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen — beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa — sowie bei der für ihren gewöhnlichen Aufenthaltsstaat zuständigen Aufsichtsbehörde.

9. Pflicht zur Angabe von Daten

9.1. Die Angabe von Daten ist freiwillig, jedoch gilt:

a) ohne Angabe einer E-Mail-Adresse ist weder der Abruf des Berichts im PDF-Format noch die Beantwortung einer Anfrage möglich — die kostenlose Prüfung auf der Website selbst erfordert keinerlei Datenangabe;
b) ohne Angabe der Unternehmensdaten, der NIP-Nummer sowie der Rechnungsdaten ist weder ein Vertragsschluss noch die Ausstellung eines Buchhaltungsbelegs möglich;
c) ohne Angabe des wirtschaftlichen Zwecks der Bestellung ist die Ausführung eines entgeltlichen Auftrags nicht möglich.

9.2. Entgeltliche Leistungen werden ausschließlich für Unternehmer und Organisationen erbracht.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Der Verantwortliche trifft keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, einschließlich Profiling, die rechtliche Wirkung entfalten oder die betroffene Person in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Die kostenlose Prüfung besteht in der Zusammenstellung von Daten aus öffentlichen Registern — ohne Bewertung, Schlussfolgerung und Punktvergabe. Kostenpflichtige Berichte werden von einem Analysten erstellt und freigegeben. Der Verantwortliche wendet weder eine automatische Punktbewertung noch Scoring an.

11. Sicherheitsmaßnahmen

11.1. Der Verantwortliche wendet dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen an, insbesondere:

a) Verschlüsselung der Datenübertragung auf der Website;
b) Beschränkung des Datenzugriffs ausschließlich auf Personen, für die er erforderlich ist;
c) individuelle Benutzerkonten unter Ausschluss geteilter Konten;
d) Zwei-Faktor-Authentifizierung für dienstliche Konten;
e) Sicherungskopien, die auf dem Gebiet der Republik Polen aufbewahrt werden;
f) Begrenzung der Anzahl von Anfragen aus einer IP-Adresse;
g) Entfernung von für die Leistung entbehrlichen Informationen aus den aus Registern abgerufenen Daten — insbesondere der PESEL-Nummer — bereits im Stadium ihrer Verarbeitung durch die Website;
h) interne Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle.

11.2. Aus Sicherheitsgründen legt der Verantwortliche technische Einzelheiten der eingesetzten Schutzmaßnahmen nicht öffentlich offen.

12. Änderungen der Erklärung

12.1. Der Verantwortliche kann diese Erklärung ändern, insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der eingesetzten Werkzeuge oder des Umfangs der erbrachten Leistungen.

12.2. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Website bereitgestellt. Das Datum des Inkrafttretens sowie die Fassungsnummer sind zu Beginn des Dokuments angegeben. Über wesentliche, Kunden betreffende Änderungen informiert der Verantwortliche zusätzlich per E-Mail.

13. Zugehörige Dokumente

• Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen auf elektronischem Wege und für den Verkauf von Dienstleistungen
• Datenschutzhinweise für in Berichten beschriebene Personen
• Nutzungsbedingungen für Berichte